Wzór na próg rentowności w przedszkolu
Próg rentowności to liczba dzieci, przy której przychód zrównuje się z kosztami. Wzór jest prosty: koszty stałe miesięczne podzielone przez różnicę między przychodem z jednego dziecka a kosztem zmiennym jednego dziecka. Koszty stałe to czynsz lub rata, wynagrodzenia kadry, ubezpieczenie, media, księgowość i oprogramowanie. Koszty zmienne to wyżywienie, materiały i część zajęć dodatkowych.
Przykład z wymyślonymi liczbami, które musisz zastąpić własnymi. Jeśli koszty stałe wynoszą 40 000 zł miesięcznie, przychód z jednego dziecka 3 500 zł, a koszt zmienny 600 zł, to dochód z jednego miejsca wynosi 2 900 zł. Próg rentowności to wtedy około 14 dzieci. Każde następne dziecko zwiększa wynik o te 2 900 zł, aż do limitu grupy.
Czym przedszkole terapeutyczne różni się w rachunku
W grupie terapeutycznej lub integracyjnej jest mniej dzieci i więcej dorosłych. Koszty kadry na jedno dziecko są wyższe, bo potrzebny jest nauczyciel wspomagający, a często także terapeuta lub psycholog. Z drugiej strony czesne i ewentualne środki przypisane do dziecka z orzeczeniem są wyższe niż w standardowej grupie.
Dlatego próg rentowności liczy się osobno dla każdej grupy. Grupa dziesięcioosobowa z dwoma nauczycielami ma inny punkt zwrotu niż grupa dwudziestopięcioosobowa z jednym. Zasady dotacji i ich wysokość zależą od organu prowadzącego i statusu placówki, więc sprawdź je u swojego samorządu i nie zakładaj kwoty bez potwierdzenia.
Jedno puste miejsce kosztuje więcej, niż się wydaje
Wolne miejsce w grupie nie obniża kosztów kadry, bo nauczyciel i tak jest w sali. Traci się więc cały przychód z miejsca, a nie jego część. Przy 2 900 zł dochodu z dziecka dwa puste miejsca to 5 800 zł miesięcznie i 69 600 zł rocznie. W tym świetle koszt rekrutacji, który odzyskujesz po pierwszych tygodniach pobytu jednego dziecka, wygląda inaczej niż koszt zwykłej reklamy.
Stąd dobra miara skuteczności pozyskiwania dzieci: koszt jednego przyjętego dziecka, a nie koszt kliknięcia. Policz, ile wydajesz na reklamę, ulotki, dni otwarte i czas osoby odbierającej telefony, a potem podziel przez liczbę dzieci, które faktycznie podpisały umowę.
Gdzie szukać dzieci, żeby koszt pozyskania był niski
Najlepiej konwertują rodzice, którzy już szukają placówki o Twoim profilu. W przedszkolu terapeutycznym to rodzic dziecka z autyzmem, opóźnieniem mowy, zaburzeniami integracji sensorycznej lub orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego. Taki rodzic czyta oferty, zadaje pytania o zespół i szybko decyduje, bo czas dziecka jest ważny.
Dlatego zamiast szerokich kampanii warto być tam, gdzie rodzic wpisuje konkretną potrzebę. Opisz profil przedszkola tak, jak szuka go rodzic. Wskazanie rodzaju placówki, miasta i zakresu terapii skraca pierwszą rozmowę i zmniejsza liczbę zapytań niepasujących do oferty. Jak działają profile i skrzynka zapytań, opisaliśmy na stronie o pozyskiwaniu dzieci do przedszkola niepublicznego. Ceny planów znajdziesz w cenniku dla placówek.
Porównanie abonamentu z wartością miejsca
Abonament na profil w katalogu to koszt stały, więc wchodzi do rachunku tak samo jak czynsz. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, czyli 2 388 zł netto rocznie. Przy przykładowym dochodzie 2 900 zł z jednego miejsca jedno przyjęte dziecko pokrywa abonament na cały rok już w jego pierwszym miesiącu pobytu.
To nie jest obietnica, że ktoś się zapisze. Liczba zapytań zależy od miasta, opisu i tego, czy masz wolne miejsca. Dla własnego rachunku ustal więc próg, od którego uznasz kanał za opłacalny, na przykład jedno przyjęte dziecko w pierwszych sześciu miesiącach, i sprawdź to na rzeczywistych zapytaniach.
- Policz koszty stałe miesięczne placówki i koszt zmienny jednego dziecka.
- Wyznacz próg rentowności osobno dla każdej grupy.
- Oblicz roczny koszt kanału pozyskania i porównaj go z dochodem z jednego miejsca.
- Mierz koszt jednego przyjętego dziecka, a nie liczbę kliknięć.
Błędy, które zawyżają próg rentowności
Najczęściej pomijany jest koszt czasu osoby, która odbiera telefony i prowadzi rozmowy z rodzicami. Drugi błąd to liczenie przychodu z pełnej grupy w planie finansowym, mimo że część miejsc zapełnia się dopiero w ciągu roku. Trzeci to brak rezerwy na sezonowość: odejścia dzieci następują przy końcu roku szkolnego, a nowe zapisy rozkładają się na wiele miesięcy.
Policz więc rentowność w wariancie ostrożnym, w którym grupa jest zapełniona w siedemdziesięciu procentach przez pierwsze miesiące roku szkolnego. Jeśli placówka w tym wariancie nadal się utrzymuje, aktywne pozyskiwanie dzieci jest dodatkiem, a nie warunkiem przetrwania.
Przykład trzech grup o różnym profilu
Weźmy placówkę z trzema grupami. Pierwsza to standardowa grupa przedszkolna, druga integracyjna z nauczycielem wspomagającym, trzecia mała grupa terapeutyczna. Koszty stałe dzielisz na grupy według udziału w kadrze i powierzchni, a nie po równo. Dopiero wtedy widać, że mała grupa terapeutyczna potrzebuje prawie pełnego składu, żeby pokryć swoją kadrę, podczas gdy większa grupa standardowa osiąga próg przy niższym wypełnieniu.
Taki podział pomaga zdecydować, gdzie kierować wysiłek rekrutacyjny. Jeśli grupa terapeutyczna ma najwyższy próg, a najwięcej wolnych miejsc, to tam potrzebujesz zapytań od rodziców dzieci z konkretną potrzebą. Ogólna reklama przedszkola nie rozwiąże tego problemu, bo przyciągnie rodziców do grup, które i tak są pełne.
Jak wykorzystać rachunek przy decyzji o kanale pozyskania
Z rachunku wynika limit, który możesz wydać na pozyskanie jednego dziecka. Skoro dochód z miejsca po kosztach zmiennych wynosi 2 900 zł miesięcznie, a dziecko zostaje zwykle przez kilka lat, to nawet kilkukrotność miesięcznego dochodu jest uzasadnionym kosztem pozyskania. Granica jest jednak Twoja i zależy od rzeczywistych danych o tym, jak długo dzieci zostają w placówce.
Porównuj kanały jednym wskaźnikiem: koszt roczny kanału podzielony przez liczbę przyjętych dzieci. Dzień otwarty, polecenia od rodziców, własna strona, ogłoszenia i katalog placówek mają inny koszt i inną jakość zapytań. Zostaw te, w których koszt jednego przyjętego dziecka jest wyraźnie niższy niż dochód z miejsca za pierwszy rok, a pozostałe ogranicz.
Jeśli opieka nad stroną internetową placówki zabiera czas, który wolisz poświęcić grupom, rozważ zlecenie jej na zewnątrz. Opieka nad witryną przedszkola w stałym abonamencie, taka jak stała opieka nad stroną WordPress, odciąża od aktualizacji i kopii zapasowych, a strona działa i przyjmuje zapytania także wtedy, gdy zespół jest zajęty dziećmi.
Najczęstsze pytania
Tyle, ile wynika z podzielenia kosztów stałych miesięcznych przez dochód z jednego dziecka po kosztach zmiennych. Policz to dla każdej grupy osobno, bo grupa terapeutyczna ma inne koszty kadry niż standardowa.
Ma wyższe koszty kadry na dziecko i zwykle wyższe czesne. O opłacalności decyduje wypełnienie grup i koszt pozyskania dziecka, dlatego policz próg rentowności własnymi liczbami.
Docieraj do rodziców, którzy już szukają placówki o Twoim profilu, i odpowiadaj na zapytania w ciągu jednego dnia. Mierz koszt jednego przyjętego dziecka, a nie koszt kliknięcia.